Segundo a Associação Brasileira de Supermercados, as perdas somaram R$ 6,4 bilhões do faturamento bruto do setor no ano passado. A questão influencia nos resultados financeiros em todos os portes, desde grandes supermercados, até o pequeno varejo. Por isso, é essencial conhecer como ocorrem as baixas de estoque, para que seja possível combate-las e com isso, reduzir o desperdício de insumos, evitando danos financeiros para supermercadistas.

Mas, afinal o que são perdas ou quebras? Significam prejuízo! Isso porque se referem a um produto comprado e que não chegará ao seu destino final, que é o consumidor. Em essência, o objetivo dos varejistas é a venda, tudo que inviabiliza este processo resulta em perda financeira. No estoque, as quebras são a diferença entre a informação que está no sistema e o que está fisicamente na loja.

Como evitar que ocorram baixas de estoque em seu supermercado?

O primeiro passo é entender e identificar quais são as perdas da sua loja – esta etapa é essencial para o sucesso da prevenção. Para que seja possível criar metodologias para evitar e controlar as quebras, os varejistas precisam conhecer a fundo o problema e identificar quais são os itens críticos de baixas de estoque.

Como geralmente ocorrem as perdas?

As baixas de estoque ocorrem nos processos de recebimento de produtos, manuseio, armazenamento, exposição na gôndola, no setor de vendas e na frente dos caixas. Os motivos deste transtorno incluem a quantidade de produtos, a variedade de sua natureza e a grande velocidade de movimentação de itens diários nas lojas.

Desta forma, é possível perceber que o local varia muito e as quebras podem ocorrer nas áreas de venda, exposição, estoque, depósito, etc.

Se você nota que os produtos estão chegando danificados na loja, pode ser que o problema seja o fornecedor, que está com baixa qualidade de mercadorias. Ou ainda, é possível que a transportadora não esteja realizando o transporte adequado.

Por isso, é fundamental compreender como ocorre a quebra de estoque e também, os tipos de perda. Só assim, é possível evita-las.

Quais são os tipos de perdas em supermercados?

Há uma separação em dois grupos para facilitar o reconhecimento: identificadas e não identificadas. A seguir, explicaremos cada uma delas e suas características.

O que são perdas identificadas?

São conhecidas como baixas operacionais, já que são ocasionadas por falhas dos procedimentos cotidianos nos supermercadistas. As causas basicamente são:

Manipulação de produtos – Ocorre durante a movimentação dos itens dentro da loja, seja no momento de recebimento, realocação de exposição, entre outras que cause uma avaria impossibilitando sua comercialização.

Itens vencidos – Quando não é vendido, o produto perde a validade e gera prejuízo ao varejista.

Deterioração de itens perecíveis – Como muitos produtos são perecíveis é preciso ter o controle sistemático de todos os métodos, para evitar que estes estraguem na sua loja. Isso inclui as condições climáticas, tempo de validade, controle de pragas e insetos, condições do local onde o produto é armazenado, local de exposição, treinamento e procedimentos realizados pela equipe responsável por manusear os itens, entre outros.

 O que são baixas de estoque não identificadas?

Compreende os danos imprevisíveis ao estoque que são furtos, realizados por colaboradores com más intenções e também por criminosos que se passam por clientes.

As quebras não identificadas devem ser investigadas com o auxilio dos inventários.

As classificação de perdas de estoque e o reporte à Receita

Segundo a Receita Federal e o Parecer Normativo CST nº 35/1971“Entende-se por quebra a redução quantitativa do estoque do produto industrializado, por motivo de acidente, deterioração, ou defeito, devidamente comprovado, que o inutilize ou torne impróprio para consumo”.

Por isso, a quebra não é apenas uma preocupação financeira para o varejista, ela ainda é uma questão legislativa. É durante o armazenamento que ocorrem muitos dos fatos geradores de impostos.

No que diz respeito à legislação, a identificação da raiz da quebra influencia ainda na contabilidade dos supermercados. Em situações de perda inevitável não é preciso comunicar à Receita e isso não trará nenhuma mudança nos impostos devidos.

Porém, caso a baixa de estoque ocorra por razões não relacionadas às operações como furtos, roubos, desvios de carga, incêndios, danos por armazenamento inadequado, etc. então, é preciso comunicar a Receita e fazer a devida contabilização da quebra.

A explicação é, se um produto não é vendido, o fato gerador dos impostos (a venda) não ocorre e com isso, a quebra incide na obrigação de restituir o crédito de ICMS, o qual o varejista tinha direito.

Por que prevenir as quebras?

A prevenção e diminuição de perdas reduz sua ocorrência, oferece economia, otimiza  estoques e tem reflexo no faturamento dos supermercados.

 

As três principais maneiras de evitar as quebras são:

Inventário Velho conhecido no controle de estoques, ele é a base de dados que auxilia o varejista a tomar decisões, que incluem reforço de pessoal na segurança ou ainda, alterações nos processos de movimentação de produtos.

Tecnologia Para auxiliar no controle, a utilização de softwares oferece o acesso aos dados do estoque, venda, exposição, etc. Desta forma, é possível automatizar procedimentos de compra, para que se compre o que realmente seja vendido, por meio de uma estimativa mais precisa sobre a demanda dos produtos, estoque atual, entre outros. A integração entre sistemas de estoque, compras, vendas é outra questão tecnológica crítica para o varejista.

Se você tem equipamentos antigos, avalie a possibilidade de substituir por novos, que são mais potentes e econômicos. Para auxilia-lo, escolha um parceiro confiável em consultoria, para que este possa apontar os melhores avanços no mercado e nas tecnologias.

Capacitação de colaboradores Trata-se de um processo que deve essencialmente envolver todos os funcionários. O comprometimento da equipe de segurança, caixas, estoquistas, ou seja, de toda a organização é essencial.

O controle de estoque é essencial para o sucesso dos supermercados, sejam grandes redes ou pequenos varejistas. Por isso, a realização de inventários, e a utilização de tecnologias e metodologias para prevenir as quebras geram melhores resultados financeiros para varejistas.